Se pensiamo ad un archivio pieno di documenti, conservato in maniera più o meno ordinata, che sta per “diventare” archivio storico, dovremmo credere che questo venga conservato intatto così come è stato prodotto? Il risultato sarebbe inimmaginabile, avremmo bisogno di estensioni sconfinate di spazi per gli archivi nonché di infrastrutture tecnologiche e terabyte illimitati.

Sarebbe assurdo credere che come una grande città, che dalla sua fondazione non ha mai subito trasformazioni e distruzioni – importante riflessione della Carucci – così tutti gli uffici conservino l’immensa mole di carta e di file, per sempre e illimitatamente, aggiungendo sempre qualcosa, senza togliere ed eliminare mai nulla.

L’operazione fondamentale da compiere quindi è quella dello scarto archivistico, che permette di selezionare e a tutti gli effetti di distruggere, quei documenti di archivio ritenuti superflui, che non hanno o si presume non avranno più un valore amministrativo-giuridico e non rivestono alcun tipo di valore culturale per i posteri.

È chiaro che lo scarto archivistico è operazione necessaria ma anche alquanto complessa e delicata.

A ben pensarci è impossibile prevedere quali documenti saranno utili alla ricerca storica e quali non potranno mai essere utilizzati per la tutela di determinati diritti. Anzi, dal punto di vista archivistico lo scarto sembra essere in contrasto con il principio del vincolo archivistico, secondo il quale un archivio è un complesso organico di documenti prodotti durante lo svolgimento di un’attività e legati tra loro da una serie di relazioni reciproche e da un vincolo originario e naturale.

Per non incorrere in situazioni che potrebbero creare gravi danni alla futura memoria nonché la mancata tutela dei diritti dei cittadini, bisogna affidarsi ad una metodologia oggettiva basata sull’utilizzo di uno strumento fondamentale come il massimario di scarto integrato necessariamente al piano di classificazione, strumenti obbligatori per le pubbliche amministrazioni, che forniscono le linee guida adoperate e le scelte effettuate dal soggetto produttore.

Ciò ovviamente non basta perché la proposta dell’ente deve essere valutata e approvata dalla commissione di sorveglianza che effettua le verifica ed eventualmente applica proprie modifiche.

In ultimo arrivano le disposizioni e in caso di esito positivo a procedere allo scarto il nulla osta del Ministero che fornisce indicazioni anche sulle modalità.

Un processo così complesso deve essere affidato alla preparazione dell’archivistica. Seppur non bisogna escludere che per quanto voglia porsi davanti ad un archivio obiettivamente, avrà delle proprie opinioni, conoscenze personali e capacità culturali ed elaborative, che potrebbero impattare sulle operazioni di scarto, la preparazione del professionista è fondamentale per tutelare il valore storico-culturale di un documento e proteggere i diritti dei cittadini, operando nel rispetto delle procedure previste dalla normativa vigente ma anche del senso di responsabilità e moralità.

Anche perché ricordiamolo: distruggere un documento se non autorizzati costituisce reato penale.