Quanto è importante il vincolo archivistico nell’era digitale?

Il vincolo archivistico è il nesso originario, imprescindibile e necessario che lega i documenti d’archivio, creati dal soggetto produttore durante lo svolgimento della propria attività. I documenti non sono da considerarsi entità isolate, ma elementi di un insieme organico di altri documenti, che stabiliscono legami reciproci in relazione ad un’unica origine e ad un fine comune: creati dal soggetto produttore ne documentano le attività, attività alle quali contemporaneamente partecipano, fornendo un valore giuridico e nel tempo un valore storico-culturale, ad ogni azione che il soggetto stesso compie e ha compiuto.

Per rendere evidenti le relazioni esistenti tra i documenti e le dette attività, per mantenere in ordine un archivio e migliorare le possibilità di ricerca dell’utente, come per fornire autenticità ai documenti in un contesto giuridico- amministrativo, le operazioni fondamentali della prassi archivistica sono: la registrazione, la classificazione e la fascicolazione. Si tratta di operazioni fortemente descrittive, caratterizzate da informazioni quanto più sintetiche ma anche esaustive possibili, che accompagnano il documento al momento dell’ingresso in archivio, durante la fase di gestione, fino a quella di conservazione.

È facile credere che grazie ai computer, per mezzo di una semplice ricerca nomefile oggi siamo in grado di ritrovare qualsiasi documento creato, ricevuto, spedito. È altrettanto facile credere che software documentali all’avanguardia possano risolvere tutti i problemi di archiviazione e gestione documentale.

La realtà è ben diversa, il vincolo archivistico può essere mantenuto e reso evidente solo grazie alle tre fondamentali operazioni, sia in ambiente analogico e anche, forse ancor di più, in quello digitale.

Automatismi e software consentono di velocizzare il lavoro e permettere la trattazione in modalità massiva della descrizione dettagliata del documento, a partire dal momento della sua formazione, gestione, fino alla conservazione permanente (e qua ci sarebbe da chiedersi: quanto permanente, quanto lunga?). Proteggere gli archivi, il documento archivistico e il vincolo archivistico da una informatizzazione selvaggia che considera il documento come isola in mezzo all’oceano, privo e non bisognoso di contestualizzazione e di nessi stabili con altri documenti, non consentirebbe una gestione di qualità di un archivio corrente e non lascerebbe la possibilità ai posteri di consultare un valido archivio storico.


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